Доверенность на право заверения копий документов – образец и бланк 2024 года

В ходе своей деятельности руководителям многих организаций необходимо заверять копии различных документов. При желании данные обязанности можно возложить на кого-то из сотрудников. Однако для этого понадобится оформить соответствующую Доверенность.

Когда и кому понадобится

Конечно, у любого гражданина может возникнуть необходимость заверить копию документа. Однако с такой ситуацией можно столкнуться крайне редко. Преимущественно это касается организаций, где документы заверяют их руководители. Но на время отпуска или командировки данную обязанность приходится возлагать на какого-то другого работника. Естественно, для этого заранее нужно составить доверительный документ. Правильно заполненная доверенность обладает юридической силой. На ее основании заверяется документ, который в будущем может приравниваться к оригиналу.

Бывают ситуации, когда оригиналы определенных документов компания не имеет права выдавать на руки. Соответственно, оформляется копия, которая должна быть заверена ответственным лицом или его представителем. Например, к таким документам относится трудовая книжка. Если сотрудник не увольняется, она не выдается на руки. Но если возникает необходимость предъявить ее по месту требования, работнику выдается заверенная копия.

Вообще, заверенные копии документов могут потребоваться в различных ситуациях. Например, когда человек оформляет какой-то Договор, получает Кредит, защищает интересы организации в различных государственных структурах.

Что касается крупной корпорации, ее директор просто физически не может заниматься заверением всех необходимых документов. Передача полномочий является единственным правильным выходом из сложившейся ситуации. Вовсе не обязательно, чтобы это была крупная компания. Частный предприниматель, который, как известно, приравнивается к физическому лицу, также имеет право назначить представителя для заверения документов.

(Видео: “Урок 3. Документ. Подлинник, копия, дубликат. Правила заверения копии.”)

Оформление доверенности на заверение копий документов

Доверенность разрешается оформлять на простом листе формата А4. Но многие компании используют для этого фирменные бланки. Здесь должна быть четко указана суть доверенности. Для этого рекомендуется использовать стандартные и понятные фразы. Каких-то двояких выражений здесь быть не должно.

После того, как директор компании выдает этот документ представителю, он делает соответствующую пометку в журнале выданных доверенностей. Поверенный проставляет здесь свой автограф. Это становится подтверждением того, что сотрудник принял на себя возлагаемые полномочия. Вообще, структура доверенности должна быть стандартной для документов подобного рода. Конечно, никто не запрещает руководителю дополнительно заверить документ у нотариуса. Хотя в большинстве случаев в этом нет необходимости.

Содержание доверенности

Сначала необходимо оформить «шапку», в которой прописывается название документа, дата и место его составления. Затем идет основная часть, которая должна содержать следующие пункты:

• информация о доверителе;
• сведения о поверенном;
• полномочия, которыми наделяется доверенное лицо. Каждое действие, которое разрешено выполнять, рекомендуется указывать отдельным пунктом. Этот вариант является более приемлемым для восприятия;
• обычно поверенным является сотрудник компании, поэтому следует указать должность, которую он занимает;
• стоит отметить, разрешено ли представителю оформлять Передоверие еще на кого-то, или такая возможность отсутствует;
• срок действия документа. Хотя это не является обязательным пунктом. При отсутствии этой информации документ будет действовать в течение одного года.

Завершающая часть состоит из подписей ответственных лиц. Автографы должны быть с расшифровками. Обычно подписывает директор, который и играет роль доверителя. Сотрудник, принимающий на себя обязательства, может не подписывать документ. Он все равно будет считаться действительным. Но практика показывает, подтверждением того, что работник принимает на себя указанные обязательства, является его автограф.

Образец доверенности на заверение копий документов организации

Прекращение действия

Особое внимание стоит обратить на процесс аннулирования доверительного документа. Как уже было сказано, срок действия указывается доверителем. Но он в любое время имеет право прекратить действие документа. Возможно, директор видит, что представитель не справляется со своими обязанностями. Также может возникнуть ситуация, когда в услугах доверенного лица больше нет необходимости. Не нужно исключать вероятность того, что сотрудник не желает продолжать выполнять возложенные на него обязательства.

Если было принято решение аннулировать доверенность на право заверения копий документов, директор должен сообщить об этом своему представителю. При этом сотрудник возвращает доверительный документ. Если оформление доверенности проходила без обращения к нотариусу, процесс аннулирования на этом заканчивается. В том случае, когда доверенность оформлялась в нотариальной конторе, для отмены ее снова нужно посетить. Для этого Нотариус сделает соответствующую отметку.

(Видео: “Как правильно заверить копии документов: копия верна, образец”)

Также нужно знать, кроме окончания срока действия, доверенность может досрочно стать недействительной по некоторым другим причинам. Например, когда в компании проходит реорганизация, и меняются ее реквизиты. В этом случае доверенность становится недействительной, поэтому директору придется оформить новый документ. То же самое происходит и в том случае, когда на фирме меняется директор или сотрудник переводится на другую должность. После этого сведения, указанные в доверенности, становятся недостоверными, соответственно, и сам документ признается ничтожным. Недостоверной будет считаться доверенность и в том случае, если доверитель или поверенный признаются недееспособными или пропавшими без вести.

Скачать бланк и образец