Как правильно подписать документ по доверенности, обязательна ли подпись доверенного лица, можно ли ставить факсимиле

Подпись ответственного лица на документе удостоверяет действительность. Если уполномоченный человек не может самостоятельно подписать документацию, он может передоверить своё право третьему лицу. Подпись по доверенности имеет ту же юридическую силу, что и подпись ответственным сотрудником. Но необходимо указать реквизиты доверительной бумаги.

Доверенность на право подписи документов

Чтобы сторонний человек получил право подписывать документы за ответственного работника, необходимо оформить бумагу на передачу полномочий. Оформляется в соответствии со ст. 185 ГК РФ. Право передаётся от руководителя предприятия человеку, с которым заключён трудовой Договор, и который в рамках своих обязанностей понимает возложенную на него ответственность.

Чтобы передать полномочия необходимо предпринять несколько шагов:

• определить, в какой форме будут передаваться обязанности – в простой письменной или нотариальной;
• подготовить фирменный бланк предприятия или указать реквизиты доверителя на обычном листе формата А4;
• определить, установить и прописать перечень передаваемых полномочий;
• удостоверить доверенность подписями сторон.

Подпись представителя в доверенности является обязательным реквизитом. Она необходима для того, чтобы была возможность сличить подписи при подписании документов не руководителем предприятия, а поверенным.

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Руководители юридических лиц выписывают доверительные бумаги на право подписи на сотрудников, которые в рамках знаний, опыта и обязанностей понимают возложенную ответственность. В такой роли могут выступать:

• главные бухгалтеры или ведущие, для удостоверения платёжных документов, отчётности в ФНС и фонды;
• юристы – для удостоверения договоров, исков, прочих процессуальных документов;
• руководители структурных подразделений – для удостоверения бумаг, касающихся «жизни» этого подразделения.

Поверенным становится сотрудник, с которым заключён трудовой договор. Не рекомендуется выписывать доверительную бумагу с правом передоверия – лучше оформить несколько на нескольких работников. С юридической точки зрения, так будет вернее и безопаснее.

Основные особенности доверенности на право подписи

Руководитель предприятия или предприниматель может выписать одну из следующих бумаг на передачу полномочий:

• генеральную – круг передаваемых обязанностей не ограничен;
• специальную – возникла необходимо исполнять полномочия, объединённые одним родовым признаком, в течение определённого временного промежутка;
• разовая – нужно один раз подписать конкретный документ или комплект документации.

Предъявлять доверенность нужно во всех случаях, когда это необходимо – как в государственных, так и в коммерческих предприятиях. Необходимо руководствоваться обычными правилами, прописанным в ГК РФ.

Как написать доверенность на право подписи документов

Правила оформления доверительной бумаги на передачу ряда полномочий установлены на законодательном уровне. Их необходимо придерживаться для того, чтобы бумага стала действительной. Оформлять надлежит по следующим нормам:

• сверху в центре листа прописывается слово «Доверенность»;
• на следующей строчке указывается дата составления (является обязательным, без этого доверительная бумага не будет считаться правомочной) и населённый пункт;
• далее прописываются данные доверителя и поверенного;
• круг полномочий, который передаётся от доверителя поверенному;
• рекомендуется указать временной промежуток, в течение которого доверенность будет действительной – если этого не сделать, она будет считаться правомочной в течение календарного года с той даты, которая указана в «шапке»;
• наделяется ли поверенный правом передоверия;
• подписи обеих сторон.

Нужно внимательно отнестись к пункту, в котором прописывается информация о сторонах сделки. Юридические лица указывают о себе:

• полное и сокращённое наименование;
• ИНН, КПП, ОГРН и прочие реквизиты;
• название документа, на основании которого фирма осуществляет свою деятельность;
• ФИО и должность руководителя;
• фактический и юридический адрес.

Полномочия передаются работнику, с которым заключён трудовой договор. О нём нужно указать:

• полностью ФИО;
• должность;
• наименование структурного подразделения, в котором работает;
• паспортные данные;
• адрес места проживания и адрес места регистрации.

Предприниматель, передавая часть обязанностей, указывает о себе:

• наименование;
• ИНН, реквизиты паспорта;
• Адрес места жительства и регистрации.

Доверенность может быть оформлена в простой письменной форме или у нотариуса. В последнем случае нет необходимости самостоятельно составлять документ. Работник нотариальной конторы сделает это самостоятельно на основании предоставленных документ. Доверитель и доверенное лицо обязаны иметь при себе:

• паспорта;
• устав;
• свидетельство о присвоении ИНН и прочих кодов;
• образцы подписей.

Нужно чётко изложить нотариусу перечень передаваемых полномочий. Если есть вопросы, рекомендуется описать работнику нотариальной конторы ситуацию, он подскажет как правильно описать это в «теле» доверенности. Нотариальную доверительную бумагу всегда можно проверить на правомочность через официальный сайт Федеральной нотариальной палаты.

Во избежание вопросов и спорных ситуаций, рекомендуется посетить нотариуса или оформить бумагу на передачу полномочий в нотариальном порядке.

Как оформляется подпись документов по доверенности от генерального директора

Если генеральный директор не может самостоятельно подписывать документы, он может передоверить эту обязанность другому работнику. Но делать это можно только в тех случаях, которые не запрещены на законодательном уровне. В «теле» прописывается круг полномочий, которые руководитель передаёт от своего имени в пользу стороннего работника.

Законодательно прописаны случаи, при которых за директора никто не может подписывать документы, даже имея на руках доверенность. Это такие случаи, как:

• Подписание документов в ФНС. В Законе № 129-ФЗ прописано, что документы в налоговую службу имеет право подписывать только руководитель или иной человек, наделённый полномочиями подписания документации без оформления доверенности – учредитель, акционер, конкурсный управляющий.
• Подписание документов, которые может подписывать только руководитель, согласно уставу организации.

В прочих случаях поверенный может подписывать за генерального директора документы, но необходима доверенность. В неё необходимо прописать:

• реквизиты предприятия, которым руководит доверенное лицо;
• данные генерального директора – полностью ФИО, должность, реквизиты паспорта, реквизиты приказа, на основании руководитель занимает должность;
• данные поверенного сотрудника – полностью ФИО, должность, наименование структурного подразделения, реквизиты паспорта, адрес, по которому зарегистрирован и адрес, по которому фактические проживает;
• подписи обеих сторон с расшифровкой.

Обязательно нужно указать календарную дату оформления доверительной бумаги. Без этого она будет считаться недействительной. Рекомендуется дополнительно прописать срок правомочности документа. Если не указывать, то иметь юридическую силу доверенность будет в течение календарного года с момента оформления.

Нужно прописать перечень документов, которые имеет право подписывать поверенный. Это могут быть:

• различные договоры;
• накладные на отправку товара контрагентам;
• накладные на получение ТМЦ;
• акты;
• платежные документы;
• счета-фактуры;
• счета на оплату;
• приказы;
• ПКО и РКО;
• Прочие документы.

Рекомендуется указать точный список документации на подпись, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций. Поверенный всегда должен иметь при себе доверенность, предъявлять её в государственных учреждениях и коммерческих предприятиях. Без доверительной бумаги он не сможет исполнить возложенные на него обязательства.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели не обязаны заверять бумагу на передачу полномочий «живой» печатью. Это необходимо делать в том случае, если обязанность прописана в уставе организации.

Нужна ли подпись доверенного лица в доверенности

В «теле» доверенности обязательно должна содержаться подпись доверенного лица с расшифровкой. Это необходимо для того, чтобы при исполнении возложенных обязательств не возникло проблем.

Если документы от лица руководителя предприятия подписывает другой человек, предъявлять доверительную бумагу необходимо. Подпись должна быть такой же, какая будет стоять на документации. Если возникнет необходимость, будет проведена проверка подлинности подписи.

При подписании документации за руководителя необходимо указывать реквизиты доверенности, по которой переданы полномочия. При исполнении возложенных полномочий следует предъявлять доверительную бумагу, чтобы её можно было проверить на подлинность. Если форма нотариальная, то можно осуществить проверку через официальный сайт Федеральной нотариальной палаты.

Если в доверенности отсутствует подпись доверенного лица, бумага будет считаться недействительной. То есть, по ней нельзя будет провести сверку подписи поверенного лица.

Можно ли ставить факсимиле на доверенность

Факсимиле очень удобно использовать, но не в некоторых случаях это неправомерно. При оформлении доверенности на право подписи документов подпись доверителя и поверенного лица может быть только «живой». Это необходимо для того, чтобы можно было провести сверку.

Можно ли на доверенность ставить факсимильную подпись? Нет! Если доверительная бумага будет содержать такой образец, документ будет признан недействительным. Поэтому только «живой» экземпляр.

Такой вопрос возникает в том случае, если руководитель предприятия оформляет бумагу на передачу полномочий в простой письменной форме. Если обратиться в нотариальную контору, работник сразу же объяснит, что подпись может быть только «живой». Кроме того, доверителю и поверенному выдадут черновик, на котором можно «потренироваться». Если образец доверенного лица будет отличаться от того, какие он будет подписывать документы, могут возникнуть споры и вопросы. Поэтому рекомендуется воспроизвести образец как можно точнее.

Нотариус может обратить внимание на лишние «завитки» и «закорючки». Их не рекомендуется применять, чтобы потом не забыть поставить на документе. Подпись доверенного лица должна быть простой, максимально читаемой, но при этом оригинальной. Нотариус не заверит доверенность, если поверенный будет подписывать документы «крестиком» или иным пунктуационным знаком.

Подпись должна отражать фамилию, можно использовать инициалы. Такие же правила применяются и к рукописной доверительной бумаге. Каждый раз, подписывая что-то за руководителя предприятия, доверенное лицо должно иметь на руках доверительную бумагу для исполнения возложенных обязательств. При необходимости её нужно будет предъявить в государственных или коммерческих предприятиях, в банке или страховой компании.

Доверенность на право использования печати факсимиле

Некоторые документы можно подписывать факсимиле. Такое право есть у человека, который обладает правом подписи важных для жизни предприятия документов. Факсимиле – это аналог подписи, использовать можно в различных ситуациях по договорённости между объектами сделки (ст. 160 ГК РФ).

Но не в каждом документе можно использовать факсимиле. Разрешается это делать на:

• грамотах, почётных бланках, благодарностях;
• на полисах ОМС и ДМС;
• на удостоверениях – служебных, наградных, командировочных;
• в письмах любого содержания – благодарственных, деловых, приглашениях, уведомлениях;
• договорах, если такой нюанс прописан в соглашении между контрагентами.

Нельзя использовать факсимиле при подписании:

• законодательных актов;
• на бланках, с указанием образца подписи руководителя и оттиском печати – такой бланк может быть передан в банк, в котором у организации открыт счёт;
• заявлений, обращений, жалоб;
• векселей;
• документации в налоговую службу, в ПФР и иные фонды;
• документов, которые будут заверяться в нотариальной конторе.

Бумагу на передачу части полномочий также нельзя подписывать факсимиле. Обе подписи должны быть «живыми», чтобы принимающая сторона могла произвести сверку подлинности росчерка доверенного лица.

Руководитель может доверить право использования факсимиле другому человеку, но только в тех случаях, когда это законодательно установлено. Доверенность на право использования факсимиле оформляется по стандартным правилам. В «теле» нужно указать:

• сведения об организации, руководитель которой выписывает бумагу на передачу права подписи;
• данные руководителя организации – ФИО, должность, реквизиты паспорта, реквизиты распорядительного документа, на основании которого назначен на должность, документ, на основании которого предприятие осуществляет деятельность;
• сведения о доверенном лице – ФИО, реквизиты паспорта, должность, наименование структурного подразделения, адрес места проживания и фактической регистрации;
• образец клише росчерка руководителя – необходимо проставить факсимиле и дать расшифровку от руки;
• образец росчерка поверенного вместе с расшифровкой.

Обязательно указать дату оформления, без неё доверительная бумага будет считаться недействительной. Рекомендуется указать временной период передачи полномочий. Если не указывать, то доверенность будет действительна в течение календарного года с даты подписания.

Заключение

Доверительная бумага на право подписи вместо руководителя может быть оформлена в рукописной или в нотариальной форме. Рекомендуется заверить у нотариуса. Так действительность и правомочность можно проверить через официальный сайт ФНП.

Файлы для скачивания